Adjoint(e) de direction

Volton : Experts en solutions de chauffage  

Depuis plus de 50 ans, Volton se distingue comme un leader dans la conception et la distribution d’éléments chauffants électriques. Au cœur de leur succès, se trouve la communauté Voltonienne : une équipe soudée, engagée et collaborative. Ensemble, ils développent des solutions sur mesure alliant innovation, efficacité énergétique et respect de l’environnement. Rejoindre Volton, c’est faire partie d’une aventure familiale où chaque membre contribue à leur succès collectif.  

Afin de soutenir leur croissance, ils sont à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction afin d’occuper un rôle clé dans l’efficacité de nos opérations.  

Relevant de la présidente, le ou la titulaire du poste sera responsable de la facturation et des comptes recevables en plus de supporter le département des ventes et du marketing dans la gestion du service client. La personne en poste sera aussi chargée d’apporter un soutien administratif à l’équipe de direction et dans la coordination des projets.   

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre polyvalence et votre œil méticuleux? Alors, vous êtes peut-être l’étincelle manquante dans l’équipe!   

Pourquoi vous joindre à l’équipe de Volton?  

• Un salaire compétitif se situant entre 50 000 et 60 000$ par année 
• Un horaire à temps plein de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi 
• Des horaires flexibles qui témoignent de l’importance que nous accordons à la conciliation travail-vie personnelle 
• Une possibilité de télétravailler à raison d’une journée par semaine  
• De nombreuses opportunités d’avancement et de développement professionnel  
• Une opportunité d’œuvrer au sein d’une entreprise familiale, dynamique et solidement implantée dans son secteur d’activité 

Concrètement, voici à quoi ressemblera votre quotidien :  

Comptabilité  

• Traiter les ouvertures de compte et émettre les factures aux clients 
• Effectuer la facturation des commandes et leur archivage 
• Gérer le recouvrement des paiements et assurer que les échéances soient respectées 
• Enregistrer les paiements et traiter les crédits ou litiges avec les clients 
• Envoyer un rapport hebdomadaire des mauvaises créances et gérer les risques liés aux créances douteuses 
• Concilier les bons de commande et de réception des fournisseurs, et effectuer les paiements selon les directives du département des finances 

Ventes, marketing et service client 

• Répondre aux appels entrants, les diriger vers les ressources appropriées, et filtrer les appels pour la direction 
• Fournir un soutien aux ventes en gérant les comptes clients et leurs demandes, et en utilisant le système ERP 
• Répondre aux demandes de renseignements des clients sur le suivi des commandes et résoudre les problèmes de manière efficace 
• Assister les clients et le département d’expédition dans le choix des transporteurs et la gestion des coûts 
• Proposer des améliorations pour optimiser le service client et rendre les interactions plus fluides 
• Mettre en place les sondages clients, analyser les résultats et présenter les données de manière claire et concise 
• Collaborer avec la direction marketing pour créer et rédiger divers contenus marketing, tels que les infolettres, les blogues, le site web, les dépliants, et les publications sur les réseaux sociaux 

Soutien administratif et à la direction 

• Participer à la planification, la coordination et l’organisation des agendas de la direction, y compris les rendez-vous, réunions et déplacements 
• Collaborer à la préparation et à la rédaction des documents nécessaires aux réunions (ordres du jour, comptes-rendus, présentations) ainsi qu’à la prise de notes lors de celles-ci 
• Gérer la correspondance et les communications internes et externes (courriels, courriers, appels téléphoniques) 
• Assister la direction dans la coordination et le suivi des projets stratégiques (par exemple, dans l’obtention de la certification Écocert) 
• Assurer la liaison entre les départements pour garantir le bon déroulement des projets 
• Offrir un soutien proactif dans la gestion quotidienne des tâches de la direction 
• Participer à la préparation des dossiers et des présentations pour des réunions avec partenaires, clients ou autres parties prenantes 
• Effectuer des recherches et collecter des informations pertinentes pour les décisions stratégiques 
• Gérer efficacement les situations urgentes et imprévues avec discrétion 
• Organiser les événements de l’entreprise (dîners, fêtes, départs à la retraite, etc.) en prenant en charge tous les aspects logistiques 
• Commander et gérer les fournitures de bureau et l’équipement nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise 

Afin d’exceller dans sa mission, nous recherchons une personne détenant ces qualifications et compétences : 

• DEP en secrétariat ou dans un domaine connexe 
• Expérience préalable d’un minimum de 5 ans dans un rôle similaire 
• Bilinguisme français et anglais 
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Loop, etc.) et des systèmes ERP – Connaissance de Prextra, un atout 
• Excellentes compétences en communication orale et écrite 
• Polyvalence, adaptabilité et capacité à gérer une multitude de tâches simultanément  
• Solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et des priorités 
• Forte autonomie, débrouillardise et capacité à résoudre les problèmes de manière proactive, à gérer et exécuter des tâches de manière efficace 
• Esprit d’équipe et de collaboration 

Vous vous reconnaissez dans cette description? Nous brûlons d’envie de vous rencontrer! Faites parvenir votre candidature à l’adresse cv@flexiaconseil.com