S’assurer de bien accueillir un nouvel employé peut sembler banal, mais il s’agit d’une étape extrêmement importante qui montre que l’arrivée de votre nouvelle ressource est attendue et appréciée. Notamment en contexte de pénurie de main-d’œuvre, il est essentiel de miser sur des moyens concrets permettant à votre entreprise de sortir du lot.
L’accueil d’un nouvel employé fait partie intégrante des multiples volets du concept « d’expérience employé ». Vous gagnerez assurément en attractivité si votre entreprise se démarque quant à l’accueil de nouvelles personnes au sein de ses rangs, car les répercussions d’un accueil structuré et bien préparé sont nombreuses :
- Augmentation du sentiment d’appartenance, de sécurité et de soutien;
- Diminution du stress lié à l’incertitude ou à l’inconnu;
- Confirmation d’avoir fait le bon choix d’entreprise.
Voici donc, selon notre équipe, quelques pratiques gagnantes et innovantes favorisant un accueil et une intégration réussis.
1. Souhaitez-lui la bienvenue avant son arrivée
L’idée est d’être accueillant et bienveillant avant même que votre nouvel employé commence sa première journée de travail! Vous pourriez par exemple lui envoyer un simple courriel, bien ficelé et comprenant des informations pertinentes à son intégration (mot de bienvenue, déroulement de la première journée, ses accès informatiques, ce qu’il doit apporter, etc.).
Cela montre que vous êtes organisés et que son arrivée est planifiée. C’est très rassurant pour l’employé puisqu’il pourra anticiper le déroulement de sa première journée.
2. Consacrez du temps au nouvel employé dès la première journée
Vous imaginez débuter un nouvel emploi et ne pas savoir combien de temps vous avez pour l’heure du lunch, qui sont les membres de votre équipe ou comment fonctionnent les différents équipements? Dès la première journée, prenez le temps d’expliquer les politiques de l’entreprise, les avantages sociaux, l’organigramme, les règlements internes, les procédures, les personnes-ressources, la marque employeur, etc. Cette rencontre, idéalement d’environ deux heures, fera une énorme différence sur la qualité de son intégration.
La meilleure façon de mettre en place cette pratique est de développer un manuel de l’employé. Ce document est en quelque sorte un guide détaillé permettant au nouvel employé de mieux comprendre l’organisation et les attentes de l’employeur. En présentant ce manuel, son histoire au sein de votre entreprise débutera sur des bases solides.
3. Réalisez une courte vidéo pour présenter votre équipe
Imaginez un instant si l’employé, dès son arrivée, est invité à une projection spéciale pour lui présenter une courte vidéo où chaque membre de l’équipe se présente en lui souhaitant la bienvenue. Cette petite attention personnalisée fera un immense effet wow!
Chez Flexia, c’est une pratique que nous avons mise en place depuis maintenant un an et nos nouvelles recrues l’adorent! Cela permet à l’employé d’associer immédiatement un nom et une voix à un visage, comme s’il faisait déjà partie de l’équipe. Également, la vidéo est un excellent moyen de transmettre l’énergie de l’équipe.
« J’ai adoré! La vidéo a eu un gros impact sur mon sentiment d’appartenance dès le jour 1. Tu restes dans une entreprise principalement pour les gens, que ce soit pour les collègues ou les gestionnaires, il est donc important de mettre de l’avant le dynamisme de l’équipe le plus tôt possible dans le processus d’accueil d’un nouvel employé. » – Amélie, consultante chez Flexia depuis avril 2022.
4. Déterminez un parrain pour accompagner le nouvel employé
Quoi de plus rassurant que d’avoir accès à une personne d’expérience au sein de l’entreprise pour faciliter l’intégration d’un nouvel employé? Cette personne, nommée comme parrain, devient la référence de l’employé pour tout ce qui concerne son travail (l’acquisition de connaissances techniques, l’appropriation des valeurs de l’entreprise, le développement des aptitudes et des habiletés, la rencontre des collègues, etc.).
Le parrain est également présent pour informer et répondre aux questions du nouvel employé touchant des sujets d’ordre plus informels.
5. Faites rayonner votre marque en offrant un cadeau à l’effigie de votre entreprise
Offrir un cadeau à l’effigie de votre entreprise est un geste tout simple et peu coûteux qui permet de rehausser l’expérience de votre nouvel employé. Il s’agit aussi d’une belle façon de mettre de l’avant votre marque employeur dans l’objectif que votre nouvelle ressource puisse rapidement se l’approprier et ainsi la faire rayonner à son tour.
6. Soyez un pro des suivis et de la rétroaction
N’attendez surtout pas que la période d’essai du nouvel employé soit terminée pour discuter avec lui de son travail et de son intégration dans l’équipe. Nous vous conseillons de faire plusieurs suivis pour vous assurer que tout se passe bien. Si quelque chose cloche, vous le saurez immédiatement et vous pourrez corriger le tout au lieu de prendre le risque que ce nouvel employé quitte de façon inattendue. Ces suivis vous aideront à cibler les points positifs et les éléments à améliorer.
Retenez que l’important est d’instaurer une communication authentique et constante avec le nouvel employé pour qu’il se sente soutenu tout au long de son intégration.
Anthony Langlois, Consultant RH & DO, CRHA
