Le travail à distance, créer des conditions gagnantes

18 Mar 2020

Règles de base :

  1. Soyez indulgent et faites preuve de compréhension
  2. Effectuez des appels de suivi réguliers avec votre équipe
  3. Faites confiance à vos employés
  4. Fournissez du matériel technologique de qualité et offrez un service de dépannage avec une firme externe TI

Quelques trucs pour communiquer officiellement :

  • Les messages formels devraient être faits par visioconférence ou appel conférence. Le courriel oui, mais pas dans ce contexte.
  • Avoir un support visuel… et le paginer
  • Bien introduire et contextualiser le propos
  • Soyez concis, le temps d’attention est moindre lorsqu’on est à distance
  • PQSR : pas de question sans réponse, surtout en contexte de changement/crise. Il est possible de dire que nous n’avons pas la réponse actuellement, mais qu’on va consulter nos ressources et revenir avec la réponse avant telle date…
    - Intégrer un « chat » pour les employés : inciter la collaboration et conserver une ambiance de travail saine. Attention pas de bavardage inutile…

Comment superviser à distance :

  • Connaître le niveau d’autonomie de vos employés :
    • Autonome (M3 et M4) : Briefing/débriefing et suivi par courriel au besoin. Petits coups de fils ou courriels d’encouragement.
    • Moins autonome (M2) (nouvel employé, nouvelles responsabilités) : Briefing et précision des attentes visant à établir le plan de match, suivi au téléphone. Attention ne pas tomber dans le contrôle à tout prix, vous pourriez être agréablement surpris.
    • Non-autonome (M1) : Opportunité de tester l’autonomie des gens. Exemple : demander à l’employé de mettre par écrit ses idées avant un appel de suivi.
  • Établir une routine de communication adaptée à l’équipe. Par exemple :
    • Kick-off de la journée à 9 h 00
    • Suivi individuel en début d’après-midi
  • Mettre les gens dans l’action, éviter le micromanagement. Demander aux employés de réfléchir à la problématique et de présenter leurs pistes de solution.
  • Faire preuve de flexibilité rigoureuse 😊. « Je ne serai pas en mesure de te faire suivre le document avant 17 h. Je vais travailler dessus une fois les enfants au lit et te le faire suivre avant 9 h 00 demain matin. »
  • En cas de méfiance relativement à la performance d’un employé :
    • Avoir des critères objectifs : nombre de dossiers à traiter, délais, etc.
    • Débriefer en fin de journée avec l’employé

Comment collaborer avec votre équipe et être en mode gestion de projets

  • Une personne responsable de l’animation et du compte-rendu de la rencontre à distance
  • Effort collectif pour synthétiser, devenir un expert du sommaire exécutif (contexte, 2 ou 3 faits saillants et message à retenir)
  • Partager à l’écran un résumé ou un fichier
  • Pour éviter la cacophonie, l’animateur peut proposer de faire un tour de table, lever la main avant de poser une question, etc.
  • À éviter : avez-vous des questions? À la place demander à quelqu’un de résumer les actions à prendre ou la conclusion du dossier

L’étiquette dans le monde virtuel!

  • Éviter le main libre – utiliser des écouteurs
  • Ajuster l’appareil, faire des tests au préalable
  • Introduire, conclure et remercier

Meilleurs trucs pour la productivité

  • Un préalable = la confiance
  • Découper le travail en unité, avec de courtes pauses (90 minutes / 15 minutes pause)
  • Appel conférence sur cellulaire
  • La maison est pleine… on fait du troc = avec conjoint, enfants (laisse-moi traiter ce dossier et ensuite nous ferons un casse-tête ensemble!)

Quelques outils :

  • Noter que la majorité de vos employés ont maintenant un forfait internet sans limite de données (Bell et Vidéotron)
  • Vidéoconférence = applications gratuites comme Google Meet ou Hangout
  • Outil de sondage pour déterminer les plages horaires disponibles pour un appel conférence (par exemple : Doodle)
  • Outils de partage de fichiers = Sharepoint, Google Drive
  • Outils de gestion de projet = Trello, Slack

Merci à Isabelle Lord, Présidente de Lord Communication Managériale ainsi qu’à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréé.